Calculadora de Nómina

Estructura de un mes de nómina

Una nómina mensual en Colombia tiene tres bloques: devengado(lo que el trabajador gana), deducciones (lo que se le descuenta) y aportes patronales y prestaciones (lo que suma el empleador y constituye el costo total del cargo). Conocer estos tres bloques es clave porque el costo real del empleado puede superar en un 50 % el salario nominal.

Devengado: salario, auxilio y horas extra

El devengado parte del salario base prorrateado por días trabajados:(salario / 30) × días. A esto se suma el auxilio de transporte ($ 200.000 mensuales en 2025), obligatorio para empleados que devenguen hasta 2 SMMLV ($ 2.847.000). También se añaden horas extra, recargos nocturnos, dominicales y festivos, comisiones y bonificaciones constitutivas de salario.

Las horas extra diurnas se pagan al 125 % de la hora ordinaria, las nocturnas al 175 %, las dominicales y festivas ordinarias al 200 %, y las horas extra dominicales/festivas al 225 % o 275 % según sean diurnas o nocturnas (artículos 168 y 179 CST).

Deducciones del trabajador

• Salud: 4 % del Ingreso Base de Cotización (IBC).
• Pensión: 4 % del IBC. Quienes ganan más de 4 SMMLV pagan un 1 % adicional al Fondo de Solidaridad Pensional (artículo 27 Ley 100).
• Retención en la fuente por salarios: aplica el procedimiento 1 o 2 del artículo 383 ET. Hasta 95 UVT mensuales no hay retención; sobre el exceso se aplica una tabla progresiva.
• Embargos, libranzas, deducciones autorizadas por escrito.

El IBC nunca puede ser inferior a 1 SMMLV ($ 1.423.500) ni superior a 25 SMMLV ($ 35.587.500). El auxilio de transporte no forma parte del IBC para aportes (artículo 7 Ley 1 de 1963), pero sí se considera factor salarial para liquidar prestaciones sociales.

Aportes patronales y parafiscales

• Salud: 8,5 % a cargo del empleador. Exonerado por la Ley 1607 de 2012 cuando el salario individual del trabajador es inferior a 10 SMMLV.
• Pensión: 12 % a cargo del empleador.
• ARL: según nivel de riesgo (I al V), entre 0,522 % y 6,960 %. Lo paga 100 % el empleador.
• SENA (2 %) e ICBF (3 %): exonerados con la misma condición de la Ley 1607.
• Caja de compensación familiar: 4 %, sin exoneración.

Provisión mensual de prestaciones

Aunque las prestaciones se pagan en momentos específicos del año, el empleador debe provisionarlas mensualmente para no descapitalizarse. Las provisiones aproximadas como porcentaje del salario base son:

• Cesantías: 8,33 % (un mes por año).
• Intereses sobre cesantías: 1 % (12 % anual sobre las cesantías).
• Prima de servicios: 8,33 % (15 días por semestre).
• Vacaciones: 4,17 % (15 días hábiles por año).

En total, las prestaciones representan aproximadamente un 21,83 % adicional al salario. Detalle paso a paso en Calculadora de prestaciones.

Costo total para el empleador

Sumando aportes patronales (≈ 9,5 % cuando aplica exoneración Ley 1607, o ≈ 22,5 % cuando no aplica) más prestaciones (≈ 21,83 %), el costo total de un trabajador en Colombia oscila entre 1,32 y 1,55 veces su salario base. Para un trabajador que devenga $ 1.423.500, el costo mensual total para la empresa es aproximadamente $ 1.879.020, sin contar dotación, capacitación, ni costos administrativos.

Errores comunes

• No incluir el auxilio de transporte en el IBC para prestaciones (sí va).
• Aplicar la exoneración Ley 1607 a salarios integrales: solo aplica en función del salario asegurable, no del salario integral nominal.
• Olvidar el aporte voluntario al Fondo de Solidaridad cuando el empleado supera 4 SMMLV.
• Cotizar ARL al nivel I por defecto: el nivel debe coincidir con la actividad económica real reportada en el RUT y a la ARL.

Fuentes: Código Sustantivo del Trabajo (Decreto 2663 de 1950); Ley 100 de 1993; Ley 1607 de 2012; Decreto 1295 de 1994 (ARL); Decreto 1572 de 2024 (SMMLV 2025); Decreto 1573 de 2024 (auxilio de transporte).